Antes de la venta (1): cómo buscar en el RGPD

Uno de los aspectos fundamentales en el proceso comercial es el de la recopilación de información sobre el posible cliente antes de visitarle. Y en el caso concreto del sector de protección de datos disponemos de una interesante herramienta, como es el buscador del Registro General de Protección de Datos (RGPD).

El objetivo de esta sección es difundir y dar publicidad a la existencia de ficheros con datos de carácter personal inscritos en el RGPD. La información se actualiza diariamente, por lo que los ficheros aparecerán al día siguiente de su inscripción en el Registro General de Protección de Datos.

El derecho de consulta al Registro, regulado en el artículo 14 de la LOPD habilita a cualquier persona para conocer, de forma pública y gratuita, la existencia de tratamientos de datos de carácter personal, sus finalidades y la identidad del responsable del fichero.

El primer paso en el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) es la inscripción de los ficheros con datos personales en el RGPD. Este trámite se lleva a cabo a través del Sistema NOTA de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). El proceso es sencillo, gratuito y breve, y pese a ser un requisito absolutamente obligatorio para los varios millones de entidades que manejan datos de carácter personal, según el último informe del Registro (octubre 2008) sólo son 475.000 los que lo han cumplimentado.

Por lo tanto la primera información que podemos conseguir de un posible cliente es si sus ficheros están o no dados de alta en este registro. Veamos cómo hacerlo, pero antes es conveniente recordar la advertencia de la AEPD acerca del uso de esta información:

Los datos de carácter personal incluidos en este catálogo no podrán ser objeto de tratamiento, ni usarse para finalidades distintas a la de esta publicación.

En la sección Titularidad Privada el buscador ofrece diferentes posibilidades de búsqueda, en función de los datos de: Nombre, Calle/Plaza, Localidad, Cód. Postal y Provincia .

Teniendo en cuenta que la mayor parte de nosotros estamos acostumbrados al uso de buscadores muy evolucionados y casi "inteligentes" tipo Google o Yahoo, conviene tener en cuenta estas dos reglas:

  1. Paciencia. Es lento, lentísimo. Se recomiendan las búsquedas nocturnas.
  2. No entiende los matices, es un buscador literal que cree que "S L " es distinto de "S.L.", así que paradójicamente conviene darle poca información sobre el nombre o razón social (para evitar errores de interpretación), escribiendo sólo la parte más reconocible y cruzar este dato con el del código postal, ya que los nombres de calles e incluso localidades son también dados a diferentes grafías, en especial en las autonomías con lenguas propias.

Y a partir de ahí... a trabajar.

En el siguiente artículo veremos cómo interpretar los resultados.
Marketing Positivo, Actualizado en: lunes, noviembre 24, 2008