Antes de la venta (2): cómo interpretar los resultados del RGPD con ficheros

Una vez terminado el proceso de búsqueda que refería en la nota anterior  (y siempre tras varias pruebas, teniendo en cuenta en especial que "marca" y "razón social" no siempre coinciden) sólo podemos tener dos resultados: o aparece o no aparece.

Vamos a verlos en ésta y la siguiente nota de la serie, pero antes una advertencia comercial: toda información obtenida con anterioridad a la visita a un cliente ha de ser manejada con exquisita prudencia y sabiduría, la idea es mostrar que te preocupas por el cliente, que de alguna forma has empezado ya a trabajar para él (sí por descontado) y gratis, y no que parezca que le has estado espiando. Esta prudencia ha de extremarse en este caso puesto que el RGPD no es perfecto y tiene su porcentaje de errores.

En el caso de que existan fichero/s, lo primero que hay que saber es que tras la inscripción se recibe una carta desde la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en la que además de confirmar tal inscripción, advierte:
La inscripción de un fichero en el Registro General de Protección de Datos, únicamente acredita que se ha cumplido con la obligación de notificación dispuesta en la Ley Orgánica 15/1999, sin que de esta inscripción se pueda desprender el cumplimiento por parte del responsable del fichero del resto de obligaciones previstas en dicha ley y demás disposiciones reglamentarias. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 58 del citado Reglamento, esta inscripción deberá encontrarse actualizada en todo momento.
Son muchos los casos de entidades que éste, el alta de ficheros, es el único paso que han dado en el cumplimiento de la LOPD.
Incluso hay quién está sinceramente convencido de estar dentro de la ley tras haber firmado el Formulario NOTA.
Quizás no han leído la carta.

El siguiente paso es el examen del o los ficheros inscritos.
La información que se hace pública en este catálogo se corresponde con la información que el responsable del fichero ha notificado al Registro General de Protección de Datos en los apartados siguientes: Responsable del fichero, servicio o unidad ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación, identificación y finalidad y usos previstos del fichero, origen y procedencia de los datos, incluyendo el colectivo de personas sobre el que se obtienen los datos de carácter personal, tipos de datos, estructura y organización del fichero y, en su caso, los destinatarios de cesiones y/o transferencias internacionales de datos.  
A estos efectos recordemos la definición de "fichero" del artículo 3 de la LOPD:
Fichero: todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
Por lo tanto un fichero es un conjunto homogeneo de datos, y corresponde a categorías como "empleados", "clientes", "proveedores", "agentes comerciales", "franquiciados", etc.
En algunos casos encontramos empresas con 10, 15 o hasta 20 ficheros dados de alta, en algunos casos con exóticos nombres del tipo "NRX25.dat" y al pinchar en su descripción nos vamos encontrando sucesivamente con: fichero de clientes en programa contable, fichero de clientes en base de datos, fichero de clientes en programa de facturación, fichero de clientes en programa CRM, fichero del clientes en gestor de correo electrónico; y luego la misma serie con proveedores y algo similar con trabajadores.
Este error puede deberse a:
  • El proceso de alta ha sido "un marrón" encasquetado al informático o departamento técnico que buenamente ha hecho lo que creía correcto confundiendo el concepto de fichero informático con el de fichero de protección de datos.
  • El proceso de alta ha sido llevado a cabo por una consultora "listilla" de las que tarifican en sus servicios el alta de ficheros "a tanto cada uno", de forma que siempre salen muchos por los que multiplicar aprovechando la misma confusión anterior por parte del cliente.
Este error no tiene ninguna trascendencia legal, es decir que ninguna entidad va a ser sancionada por algo que es digamos un cumplimiento exagerado de la ley, pero sí da una pista de que probablemente el resto de la implantación de la protección de datos (si existe) habrá sido llevada a cabo con la misma falta de conocimientos.

Caso de detectar cualquiera de esta u otras deficiencias y ejemplificando la advertencia que hacía al principio, no se trata de decir "hay un error aquí", sino "me preocupa este detalle", "quisiera revisar esto contigo", "me gustaría que echaras un vistazo y verificaras esta información".

Consultoría es la palabra.

En la siguiente nota veremos qué hacer cuando parece no haber ficheros inscritos.

Más información: Antes de la venta (1): cómo buscar en el RGPD
Marketing Positivo, Actualizado en: martes, noviembre 25, 2008