Hace unos días me encontré con una amiga, Susan O'Connell (Maestro Zen y Vicepresidente del San Francisco Zen Center), y ella hizo algo pasado de moda.
Cuando le dije que deberíamos tomar un té algún día, sacó inmediatamente del bolso su calendario de papel y sugirió que quedáramos en ese momento.
Le dije: "No, estás ocupada, podemos quedar otro día".
Ella respondió que intenta tratar cada asunto sólo una vez.
Es una antigua advertencia de productividad, y es algo que he hecho en el pasado, pero funciona.
Tratar cada asunto sólo una vez. Hazlo ahora. Entonces queda fuera de tu mente y puedes centrarte totalmente en la siguiente cuestión.
¿Hacemos esto la mayoría de nosotros? Solemos leer un montón de correos electrónicos, y decir: "Ya responderé a eso más tarde. Ya decidiré más adelante". Solemos ver una factura u otro tipo de correo y dejarlo a un lado para otro momento.
Aplazamos para más tarde pequeñas decisiones y tareas que se acumulan en nuestra mente, presionando hasta que colapsamos bajo el peso de los "más adelante". Trata de hacerle frente de inmediato.
Si abres un correo electrónico, toma una decisión sobre su contenido inmediatamente. Programa la cita en tu calendario, responde, haz una pequeña tarea si se requiere, o si te va a llevar demasiado tiempo ponlo en una lista de cosas por hacer, pero evita esto si es posible. David Allen sugiere una regla de dos minutos: si la tarea se puede hacer en menos de dos minutos, hazlo ahora. Yo sugiero cinco minutos, incluso hasta 10, ya que eso significa que tienes una cosa menos de qué preocuparte.
En cualquier caso, archiva o elimina el correo electrónico una vez que lo hayas procesado. Ya has terminado con eso. Pasa al siguiente y repite.
Esto se aplica a todo lo demás: el correo postal, el papeleo, las llamadas telefónicas, las peticiones de los demás. Trata con ellos de inmediato, o programa una fecha para hacer frente al asunto más adelante si es necesario.
Cuando hayas terminado de usar algo apártalo de inmediato y evitar un jaleo posterior. Cuando estés cocinando, lava todos los utensilios sobre la marcha para evitar un lío enorme en la cocina.
Cuando tu hijo te pida atención, dásela al momento
Cuando tu pareja comienza a hablar, cierra el portátil, el iPad o el móvil, y hablar con ella en ese momento.
Lo que esto significa es que te ocupes de cada cosa en el momento, y luego pasa a la siguiente. Así tu mente no se dispersa en un millón de direcciones a la vez.
Es contrario a los consejos que he dado otras veces, porque lo que puede significar es que en ocasiones tendrás que moverte al antojo de las solicitudes de otras personas. Y esto puede ser un problema. No querrás ser sólo reactivo. Yo prefiero hacer lo que creo que es importante.
Pero se puede equilibrar. Cuando trates el correo electrónico u otros medios de comunicación, hazlo ahora. Cuando decidas trabajar en algo importante, aparta todo lo demás, cierra las comunicaciones, y céntrate sólo en la tarea importante. No le des más vueltas.
He estado haciendo esto la mayor parte del tiempo desde que Susan me recordó este pequeño truco sobre productividad, y funciona de maravilla. No soy perfecto, hay un par de tareas que he estado posponiendo, sobre todo porque no tengo la capacidad para hacerlo de inmediato, pero para la mayoría de las cosas ha funcionado bastante bien ocuparse de ellas de inmediato.
Pruébalo, practícalo durante todo el día, y haznos saber cómo funciona para ti.
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