Los cinco pilares de la protección de datos

Es bien sabido que la visión “microscópica”, cuando uno acerca mucho la mirada al objeto de su estudio y magnifica cada detalle, pone al descubierto todos los inconvenientes y la complejidad de cada asunto. Y sin duda es un trabajo que hay que hacer, pero conviene también de vez en cuando volver a una visión “telescópica”, alejarse para tener una perspectiva de conjunto y que los árboles no te impidan ver el bosque.

Por lo tanto, a modo de visión “global”: los cinco pilares de la protección de datos.

La documentación es importante
Buena parte de la documentación generada por las exigencias del Reglamento de Medidas de Seguridad que complementa la LOPD, y en especial el Documento de Seguridad, es de carácter dinámico, es decir, refleja hechos y circunstancias, como empleados con acceso a datos o terminales informáticos, que no es extraño que se modifiquen en el tiempo. Además hay que incluir en este capítulo los registros de copias de seguridad, salida de soportes informáticos, contratos con terceros, etc… Deberemos crear por lo tanto un procedimiento de revisión, al menos de periodicidad mensual, de esta documentación.

La documentación no es lo más importante
La LOPD no nació con el objetivo de inundar de papeles las pymes ni de dar una linea de negocio añadido a las consultoras, sino para defender el derecho a la intimidad de las personas físicas, y donde hace especial hincapié en las exigencias no es tanto si tal o cual papel es jurídicamente perfecto. Donde la ley se muestra especialmente exigente es en el concepto del consentimiento: es necesario el permiso de las personas para poder tratar sus datos dentro de la legalidad y además deberemos informar en cada caso, de modo explícito, de los derechos ARCO que la ley otorga a cada ciudadano.

Implica a los empleados
Cumplir con la LOPD no es una cuestión que se pueda resolverse en el despacho del gerente. Más allá de una simple ley significa un cambio de orden casi “cultural” que necesariamente ha de implicar a los empleados, ya que al final de la cadena son ellos los que tratan la información, los que envían los correos electrónicos, los que preparan presupuestos o llevan análisis médicos de una unidad a otra. La formación es una etapa fundamental del cumplimiento.

Y a tus clientes también
Según datos del Centro de Investigaciones Sociológicas (CIS), casi el 80% de los españoles está bastante o muy preocupados por lo que se hace con sus datos personales. ¿Y tus clientes? Seguro que también. Aprovecha este “clima” social de inquietud y convierte la obligación legal en una ventaja para la imagen de tu empresa. Dile a tus clientes: “Conmigo no tienes que preocuparte. Somos un empresa seria, cumplimos la LOPD. Tus datos están seguros conmigo.”

Hazlo por tu bien: el valor de la seguridad
¿Le has puesto cerradura a la oficina y al almacén? ¿Y en qué BOE está escrito esta exigencia? No ha hecho falta ¿verdad?, simplemente has decidido proteger tus bienes y no necesitas que ningún gobierno dicte una ley para obligarte a ello, lo haces por tu propia seguridad. ¿Y cómo tienes los datos? (en muchos casos el activo más importante de la empresa). ¿Vas a esperar a que la ley te obligue para tomarte en serio proteger uno de tus bienes mas preciosos: la información? Antivirus, firewall, copias de seguridad, y otras exigencias de la LOPD, deberían en cualquier caso ser parte de las políticas habituales y activas de cualquier pyme.

Foto: Christian Stock