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Las reuniones son tóxicas

Jason Fried y David Heinemeier, fundadores de la exitosa empresa de cloud computing 37signals, publican un nuevo libro: Rework, y para promocionarlo han creado un sitio con su (buen) estilo habitual.

Además de comprar el libro, ver vídeos, ilustraciones, el listado de ensayos incluidos, etc..., puedes descargar gratis algunos capítulos del libro.

Uno de ellos está dedicado a las reuniones. Ahí va la traducción de algunos fragmentos.


Las reuniones son tóxicas

Las peores interrupciones son las reuniones. He aquí porqué:
  • Casi siempre tratan sobre palabras y conceptos abstractos, no sobre cosas reales.
  • Casi siempre transmiten una diminuta cantidad de información por minuto.
  • Pierden el rumbo con más facilidad que un taxista de Chicago durante una nevada.
  • Requieren una meticulosa preparación para la que mucha gente no dispone de tiempo.
  • Suelen tener agendas tan vagas que casi nadie sabe de qué va realmente el asunto.
  • Casi siempre incluyen algún bobo que inevitablemente usa su turno para gastar el tiempo de todos sin sentido.
  • Las reuniones procrean. A una reunión le sigue otra reunión a la que sigue otra reunión...
Si lo piensas, el coste de las reuniones es asombroso. Digamos que vas a organizar un encuentro de una hora con diez personas. Eso es realmente una reunión de diez horas, no de una hora. Estás cambiando diez horas de productividad por una hora de reunión. Y es probablemente más si le sumamos el coste mental de dejar lo que estás haciendo, ir a la reunión y después volver a la actividad anterior.

Si decides que es verdaderamente imprescindible encontraros, trata de hacer la reunión productiva siguiendo estas simples reglas:
  • Pon un cronómetro. Cuando suena, se acabó la reunión. Tiempo muerto.
  • Invita a la menos gente posible.
  • Ten siempre una agenda clara.
  • Comienza con un problema concreto.
  • Ve al centro del problema, apunta cosas concretas y sugiere cambios reales.
  • Termina con una solución y haz a alguien responsable de implementarla.

Comentarios

  1. Y tanto, ójala alguien me hubiera dicho esto hace 20 años (cuando empecé a trabajar) y no habría perdido tanto tiempo en darme cuenta. Ahora antes de cualquier reunión exijo que haya un guión y objetivos claros, que para perder el tiempo prefiero irme a tomar cañas y charlar de cine con unos amigos.

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  2. A ver si cunde el ejemplo y se extiende. Yo no convoco casi nunca reuniones pero a veces me toca ir a las de otros y puedo segurar que estas sensatas reglas no se cumplen casi nunca y efectivamente lo que abunda son perdidas de tiempo y discusiones abstractas sobre asuntos que no interesan.

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  3. Hay dos tipos de reuniones;

    Las que hacen equipo y las que hacen auto-publicidad.
    La primera a pesar de que no se despachen los asuntos con eficiencia, siempre tienen su lado rentable para todos. La segunda solo vale para los fines de quien la convoca.
    Me gustaría poder distinguir unas de otras pero de todas las formas aprendo siempre de las reuniones incluso de las mías, solo hay que saber administrarlas y distinguirlas.

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