Ir al contenido principal

Antes de la venta (2): cómo interpretar los resultados del RGPD con ficheros

Una vez terminado el proceso de búsqueda que refería en la nota anterior  (y siempre tras varias pruebas, teniendo en cuenta en especial que "marca" y "razón social" no siempre coinciden) sólo podemos tener dos resultados: o aparece o no aparece.

Vamos a verlos en ésta y la siguiente nota de la serie, pero antes una advertencia comercial: toda información obtenida con anterioridad a la visita a un cliente ha de ser manejada con exquisita prudencia y sabiduría, la idea es mostrar que te preocupas por el cliente, que de alguna forma has empezado ya a trabajar para él (sí por descontado) y gratis, y no que parezca que le has estado espiando. Esta prudencia ha de extremarse en este caso puesto que el RGPD no es perfecto y tiene su porcentaje de errores.

En el caso de que existan fichero/s, lo primero que hay que saber es que tras la inscripción se recibe una carta desde la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en la que además de confirmar tal inscripción, advierte:
La inscripción de un fichero en el Registro General de Protección de Datos, únicamente acredita que se ha cumplido con la obligación de notificación dispuesta en la Ley Orgánica 15/1999, sin que de esta inscripción se pueda desprender el cumplimiento por parte del responsable del fichero del resto de obligaciones previstas en dicha ley y demás disposiciones reglamentarias. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 58 del citado Reglamento, esta inscripción deberá encontrarse actualizada en todo momento.
Son muchos los casos de entidades que éste, el alta de ficheros, es el único paso que han dado en el cumplimiento de la LOPD.
Incluso hay quién está sinceramente convencido de estar dentro de la ley tras haber firmado el Formulario NOTA.
Quizás no han leído la carta.

El siguiente paso es el examen del o los ficheros inscritos.
La información que se hace pública en este catálogo se corresponde con la información que el responsable del fichero ha notificado al Registro General de Protección de Datos en los apartados siguientes: Responsable del fichero, servicio o unidad ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación, identificación y finalidad y usos previstos del fichero, origen y procedencia de los datos, incluyendo el colectivo de personas sobre el que se obtienen los datos de carácter personal, tipos de datos, estructura y organización del fichero y, en su caso, los destinatarios de cesiones y/o transferencias internacionales de datos.  
A estos efectos recordemos la definición de "fichero" del artículo 3 de la LOPD:
Fichero: todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
Por lo tanto un fichero es un conjunto homogeneo de datos, y corresponde a categorías como "empleados", "clientes", "proveedores", "agentes comerciales", "franquiciados", etc.
En algunos casos encontramos empresas con 10, 15 o hasta 20 ficheros dados de alta, en algunos casos con exóticos nombres del tipo "NRX25.dat" y al pinchar en su descripción nos vamos encontrando sucesivamente con: fichero de clientes en programa contable, fichero de clientes en base de datos, fichero de clientes en programa de facturación, fichero de clientes en programa CRM, fichero del clientes en gestor de correo electrónico; y luego la misma serie con proveedores y algo similar con trabajadores.
Este error puede deberse a:
  • El proceso de alta ha sido "un marrón" encasquetado al informático o departamento técnico que buenamente ha hecho lo que creía correcto confundiendo el concepto de fichero informático con el de fichero de protección de datos.
  • El proceso de alta ha sido llevado a cabo por una consultora "listilla" de las que tarifican en sus servicios el alta de ficheros "a tanto cada uno", de forma que siempre salen muchos por los que multiplicar aprovechando la misma confusión anterior por parte del cliente.
Este error no tiene ninguna trascendencia legal, es decir que ninguna entidad va a ser sancionada por algo que es digamos un cumplimiento exagerado de la ley, pero sí da una pista de que probablemente el resto de la implantación de la protección de datos (si existe) habrá sido llevada a cabo con la misma falta de conocimientos.

Caso de detectar cualquiera de esta u otras deficiencias y ejemplificando la advertencia que hacía al principio, no se trata de decir "hay un error aquí", sino "me preocupa este detalle", "quisiera revisar esto contigo", "me gustaría que echaras un vistazo y verificaras esta información".

Consultoría es la palabra.

En la siguiente nota veremos qué hacer cuando parece no haber ficheros inscritos.

Más información: Antes de la venta (1): cómo buscar en el RGPD

Comentarios

  1. El Registro General de la Agencia de Protección de Datos, es una herramienta de Marketing muy poderosa que debemos usar con mucho tacto, los prospecto o candidatos a clientes son muy susceptibles con la información que tengamos sobre ellos y si no la usamos con inteligencia se vuelve en contra nuestra, el prospecto no sabe como lo has conseguido pero tienes información que considera sensible ya que le muestras algo que lleva el sello del Estado y si no tienes su confianza su reacción será enrocarse y remitirse a su Asesor de referencia y este le contesta que ya le dirá algo. Como puedes imaginar con esta situación no se consigue la colaboración del cliente y por lo tanto nuestro objetivo de ser su consultor de confianza los próximos años.

    Víctor Bravo

    ResponderEliminar
  2. Víctor: por eso hay que explicarle la fuente de esa información, hacerle ver que es pública y obligatoria por ley, y que está al alcance también de quién quiera causarle algún daño.

    ResponderEliminar
  3. A la hora de interpetrar los resultados de busqueda de los ficheros inscritos en la AGPD debemos de tener en cuenta muchos factores. Debemos ser hábiles y pensar que los datos que nos facilita esta página(cierto es, que pocas son las oficiales que las tengan tan actualizadas)le debemos dar una lectura positiva(siempre y cuando tengamos conocimientos de como actúa la agencia y cual es el espíritu de la ley). Pienso que nos brinda una gran oportunidad cara a nuestro cliente, de demostrarle nuestro altísimo nivel de conocimientos y de que dispone de la solución a su problema.

    ResponderEliminar
  4. En pocos proyectos los “compañeros” del mismo, tenemos la procuración de resumir nuestras peleas para no perder tiempo, con lo que nosotros mismos lo hemos perdido.

    Juan Antonio Lara

    ResponderEliminar

Publicar un comentario

Respetamos los comentarios de Anónimos, pero se agradece la firma.
Se anularán los comentarios que:
1. No tengan algún tipo de relación con la temática de la nota.
2. Tenga insultos al autor de la nota o a otros comentaristas.
3. Sean de un troll o un hoygan
4. Hagan spam.

Entradas populares de este blog

¿Qué estás poniendo bajo la firma de tu mail?

Un comentario de ayer en el blog sobre sanciones LOPD me recordó un tema que hace tiempo quería comentar: esos curiosos avisos supuestamente legales tan frecuentes al pie de los correos electrónicos, con más tendencia al barroquismo y la extravagancia cuanto más grande es la empresa que lo envía. Se trata de una sanción de 1.200€ a una librería, que aunque incluía en sus correos un enlace a la Política de Privacidad en su web, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) determinó que aunque sea gratuito, no es un procedimiento sencillo ya que, por un lado, la información que se desprende del enlace no permite relacionarlo de forma fácil ni con el ejercicio del derecho de oposición al tratamiento de datos con fines comerciales ni con la existencia de un procedimiento habilitado para ello y, por otro lado, dicho enlace no remite directamente al procedimiento, sino que enlaza con la información. La historia completa en Cuestión de detalles. Comenta Alejandro , de Esal Consultore

La Lista Robinson de FECEMD y mis perplejidades

Hace ya unas semanas que la Federación de Comercio Electrónico y Marketing Directo (FECEMD) anunció, con la colaboración de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), su servicio de Lista Robinson, un fichero de exclusión en los términos del artículo 49 del Nuevo Reglamento LOPD, que aseguraban permitirá a los ciudadanos inscribirse para evitar recibir comunicaciones comerciales no deseadas, de empresas con las que no mantengan o no hayan mantenido algún tipo de relación. Como todas las noticias recogidas en diferentes medios me resultaban algo confusas, me he abstenido de dar ninguna opinión hasta no haber acudido a alguna de las presentaciones conjuntas FECEMD-AEPD previstas. Ayer estuve en la que se realizó en la sede de la CEOE en Madrid y tras dos horas de conferencia, preguntas y respuestas, si estoy escribiendo estas líneas no es porque me haya aclarado en absoluto... sino para compartir mis perplejidades y rogar que alguno de los ilustres profesionales del Derecho (e

¿Soluciones "a coste cero"?: empecemos a poner un poco de orden

Importantísimo artículo publicado ayer en El Mundo (otro documento imprescindible a partir de ahora en la carpeta de cualquier consultor, pincha la imagen para verlo más grande) denunciando el mal uso de los fondos para formación de trabajadores con el fin de enmascarar la prestación de servicios de consultoría en protección de datos: La protección de datos se financia con el Forcem. La antigua Forcem, ahora denominada Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo, vuelve a estar en entredicho y otra vez es por el uso de los fondos destinados a la formación de trabajadores que gestiona. Empresas dedicadas a la implantación de la protección de datos están utilizando los recursos destinados a cursos de formación como reclamo para pagar sus servicios, en los que la formación únicamente sirve en ocasiones sólo para encubrir la financiación de los recursos. Es lo que ellos denominan la adaptación a la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) "a coste cero" en algunos anu

Ya puedes descargar hasta 18 meses de datos de Google My Business

Todos los usuarios de Google My Business ahora tienen la opción de exportar hasta 18 meses de datos de sus listados. Tanto si eres propietario de un negocio local o una agencia que gestiona múltiples ubicaciones, ahora puedes exportar a una hoja de cálculo los datos del periodo que quieras del último año y medio. El informe exportado de Google My Business incluye los siguientes conjuntos de datos: Búsquedas totales Búsquedas directas Búsquedas de descubrimiento Vistas totales Vistas de búsqueda Vistas de mapas Total de acciones Acciones de visita al sitio web Acciones de solicitud de indicaciones Acciones de llamadas telefónicas Para descargar el informe sigue estos pasos: Entra en el escritorio de GMB . Si gestionas mas de una ubicación selecciona aquellas de las que quieras descargar los datos o no selecciones ninguna para obtener los datos de todas al tiempo. Si eres el propietario de un único negocio no hará falta seleccionar nada. Clic en "Descargar

Ya no soy el Coordinador Nacional de Ventas de Grupo Millar2

Como se puede imaginar el respetable lector, un titular así daría para muchos folios de explicaciones y matizaciones, pero como diría el castizo "total pa'qué". Y además Jaime Estevez ya lo explicó muy bien en cierta ocasión . Alguno pensará que no son formas: juro que desde hace más de un mes he pedido varias veces por escrito a la compañía que retirara mi nombre y cargo de la web corporativa y que consensuáramos una nota pública para anunciar la novedad... hasta hoy. The show must go on , afirma el clásico, y no seré yo quien lo enmiende. Damas y caballeros, se abre un mundo de posibilidades, permanezcan a la escucha (o hagan comentarios).